De beste meeting-bots: een gids

Meeting-bots nemen deel aan je gesprekken, maken notities voor je en vatten samen wat belangrijk is.

Maar welke meeting-bot moet je kiezen?

In dit artikel leer je hoe meeting-bots werken en wat de beste meeting-bots op de markt of open-source zijn.

Wat is een meeting-bot?

Een meeting-bot is een AI-assistent die deelneemt aan je vergaderingen. Hij neemt alles op, transcribeert het en vat het voor je samen. Je hoeft zelf geen notities meer te maken of bang te zijn dat je belangrijke punten mist.

Zodra de vergadering is afgelopen, krijg je een volledig transcript. Je ontvangt ook een korte samenvatting met besluiten, taken en belangrijke momenten.

Hoe werkt het?

De meeste meeting-bots integreren met je agenda en videoplatforms. Ze werken met Zoom, Microsoft Teams, Google Meet en andere.

Je nodigt de bot uit voor je vergadering, net als elke andere deelnemer. Hij neemt automatisch of handmatig deel, afhankelijk van je instellingen.

Eenmaal in de vergadering luistert de bot naar het gesprek. De AI transcribeert wat iedereen zegt, in real-time of direct na het gesprek.

Vervolgens gebruikt het natural language processing (NLP) om het volgende te detecteren:

• Wie wat heeft gezegd
• Wanneer dingen zijn gezegd
• Welke belangrijke besluiten en actiepunten er naar voren kwamen

Na de vergadering ontvang je de output direct in je inbox of favoriete tool.

Wat levert het je op?

Met een meeting-bot krijg je:

• Een doorzoekbaar transcript om terug te lezen wat er is gezegd
• Een slimme samenvatting met besluiten, taken en vervolgstappen
• Actiepunten die je direct kunt delen met je team
• Hoogtepunten met tijdstempels voor belangrijke momenten

Hoe zit het met privacy?

De meeste bots bieden privacyinstellingen. Jij bepaalt wanneer en hoe de bot deelneemt aan vergaderingen.

Veel tools ondersteunen ook naleving van de AVG, SOC-2 of andere standaarden. Je gegevens blijven veilig en zijn alleen voor jou toegankelijk.

Beste vergaderbots

Laten we nu kijken naar de beste optie voor recruiters en managers zoals jij.

Dat is waar Noota om de hoek komt kijken.

Waarom Noota?

Noota is een slimme vergaderassistent. Het helpt je om je vergaderingen automatisch op te nemen, uit te schrijven en samen te vatten.

Het werkt met Zoom, Microsoft Teams, Google Meet en zelfs fysieke vergaderingen. Jij bepaalt wanneer de bot deelneemt. Hij kan automatisch bij elke vergadering aanwezig zijn of alleen bij de vergaderingen die jij kiest.

Eenmaal in de vergadering doet Noota het werk voor je. Het legt vast wat er wordt gezegd, identificeert wie er spreekt en maakt een heldere samenvatting.

Jij blijft gefocust op het gesprek. Noota regelt de rest.

Belangrijkste functies

1. Nauwkeurige transcriptie
Noota zet spraak snel en accuraat om in tekst. Je krijgt een volledig transcript, per spreker uitgesplitst. Het werkt in meerdere talen, dus je zit altijd goed, ongeacht met wie je spreekt.

2. Slimme samenvattingen
Na elke vergadering geeft Noota je een samenvatting. Deze bevat belangrijke besluiten, actiepunten en hoogtepunten. Je kunt deze direct delen met je team of bewaren als naslagwerk.

3. Realtime begeleiding
Noota begeleidt je tijdens je vergaderingen. Het detecteert specifieke trefwoorden of zinnen die je zelf instelt. Als er iets belangrijks wordt besproken, krijg je live een melding. Dat betekent betere follow-ups, direct ter plekke.

4. Aangepaste sjablonen
Je kunt je samenvattingen afstemmen op je eigen workflow. Kies zelf welke onderdelen je wilt opnemen, zoals vervolgstappen, taken of openstaande vragen. Het is jouw vergadering, op jouw manier.

5. Integraties
Noota koppelt met jouw tools, zoals ATS, CRM, Slack, Notion en meer. Vergadernotities stromen direct door naar waar je ze nodig hebt. Geen copy-paste, geen extra werk.

6. Privacyinstellingen
Jij bepaalt wanneer Noota opneemt. Je kunt opnames op elk gewenst moment pauzeren, stoppen of verwijderen. Noota is AVG-compliant, dus je gegevens blijven veilig en privé.

Prijzen

Noota biedt flexibele prijzen voor individuen en teams.

• Gratis abonnement
  Neem tot 3 vergaderingen per maand op. Inclusief transcriptie, samenvatting en basisfuncties.
• Pro-abonnement – €20/maand
  Onbeperkt vergaderen, geavanceerde samenvattingen, real-time begeleiding en integraties. Perfect voor recruiters of managers die sollicitatiegesprekken of regelmatige teamvergaderingen leiden.
• Team-abonnement – Prijs op aanvraag
  Voor teams die behoefte hebben aan gedeelde werkruimtes, beheerdersfuncties en prioriteitsondersteuning. De prijs is afhankelijk van het aantal gebruikers en het gebruik.

Je kunt beginnen met het gratis abonnement en upgraden wanneer je meer nodig hebt.

Open-source vergaderbots

Bouw je liever je eigen vergaderoplossing? Wil je volledige controle over je vergadergegevens?

Dan zijn open-source vergaderbots wellicht iets voor jou.

1. Meetily – Privacy-first lokale bot

Wat het doet
Meetily is een lokale app die je vergaderingen transcribeert en samenvat. Het werkt op je eigen apparaat, zonder gegevens naar de cloud te sturen.

Je neemt je gesprek op, uploadt het naar Meetily en ontvangt een transcriptie. De app markeert ook taken, besluiten en belangrijke momenten.

Ideaal als je privacy belangrijk vindt en volledige controle wilt behouden.

Belangrijkste functies

• Lokale audio- en videotranscriptie
• Samenvattingen met besluiten en actiepunten
• Doorzoekbare transcripties
• Werkt offline

Geschikt voor
Managers en recruiters die behoefte hebben aan privénotities. Vooral handig voor gevoelige vergaderingen of sollicitatiegesprekken.

Prijzen
Gratis. Open source onder de MIT-licentie.

2. Attendee.dev – Bouw je eigen vergaderbot (API)

Wat het doet
Attendee.dev biedt een REST API waarmee je je eigen vergaderbot kunt maken. De bot kan deelnemen aan Zoom, Google Meet en Microsoft Teams.

Het neemt de vergadering op, extraheert audio en stuurt je gegevens om te verwerken. Je regelt transcripties en samenvattingen met je eigen tools.

Belangrijkste functies

• Bot neemt automatisch deel aan vergaderingen via API
• Neemt audio/video op
• Stuur gegevens naar je eigen server of verwerkingstool
• Schaalbaar voor teams of specifieke gebruiksdoelen

Geschikt voor
Tech-teams die vergaderingen op grote schaal willen automatiseren. Handig als je al over transcriptietools beschikt en alleen een bot nodig hebt.

Prijzen
Gratis API met community-ondersteuning. Kosten voor zelfhosting zijn afhankelijk van het gebruik.

3. MeetingBot – Zelf-gehost Meeting Bot Framework

Wat het doet
MeetingBot is een volledig framework voor het bouwen van je eigen bot. Het gebruikt Terraform en AWS om alles in te stellen: bot-hosting, opnames en basisverwerking.

Je kunt het gedrag van de bot aanpassen. Bepaal zelf wanneer hij deelneemt, wat hij opneemt en hoe hij bestanden opslaat.

Belangrijkste functies

• Neemt automatisch deel aan vergaderingen
• Neemt gegevens op en slaat ze op
• Implementatie via Terraform
• Volledig aanpasbaar

Geschikt voor
Bedrijven met IT-middelen. Ideaal voor teams die controle en schaalbaarheid wensen.

Prijzen
Gratis. Open source onder Apache-licentie.