Leitfaden für Meeting-Aufgaben mit Beispielen

Haben Sie sich nach einem Meeting auch schon einmal gefragt, was genau zu tun ist und wer dafür verantwortlich ist?

Ohne effektive Action Items können selbst die produktivsten Meetings ihre Wirkung verlieren.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie effektive Action Items aussehen, die Ihre Meetings zum Ausgangspunkt für echten Fortschritt machen.

Was ist ein Action Item?

Ein Action Item ist eine klar definierte Aufgabe, die festlegt, was zu tun ist, wer dafür verantwortlich ist und bis wann sie erledigt sein muss.

Im Vergleich zu allgemeinen Meeting-Notizen, sind Action Items handlungsorientiert. Meeting-Notizen halten fest, was besprochen wurde; Action Items konzentrieren sich darauf, was als Nächstes geschehen muss. Sie beginnen in der Regel mit einem Verb wie „abschließen“, „finalisieren“ oder „aktualisieren“, was sie klar und umsetzbar macht.

Jedes Action Item wird einer Person oder einem Team zugewiesen, sodass eindeutig ist, wer für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist.

Action Items stellen sicher, dass Ihre Meetings zu konkreten Ergebnissen führen, anstatt nur Diskussionen zu bleiben, die vergessen werden, sobald alle den Raum verlassen. Sie helfen Ihnen zudem dabei, den Fortschritt der in Meetings getroffenen Entscheidungen nachzuverfolgen.

Die 5 Komponenten effektiver Action Items

Damit Action Items effektiv sind, müssen sie 5 Schlüsselkomponenten enthalten: 

1. Spezifische Aufgabenbeschreibung: Das Action Item sollte klar benennen, was zu tun ist. Beginnen Sie mit einem Verb wie „abschließen“, „finalisieren“ oder „senden“.
2. Zuständiger Verantwortlicher: Jedes Action Item benötigt einen konkreten Verantwortlichen, der für die Erledigung zuständig ist. Ohne einen Verantwortlichen werden Aufgaben leicht vergessen oder verzögert, da sich niemand in der Pflicht sieht. Weisen Sie das Action Item daher namentlich einer Person zu.
3. Frist: Ein guter Action Point hat immer eine Frist. Legen Sie fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss, um Dringlichkeit zu erzeugen und sicherzustellen, dass sie nicht auf unbestimmte Zeit verschoben wird.
4. Zweck oder Kontext: Die Angabe von Zweck oder Kontext hilft der verantwortlichen Person zu verstehen, warum die Aufgabe wichtig ist. Wenn Mitarbeiter wissen, wie ihre Aufgaben zum großen Ganzen beitragen, sind sie motivierter, diese zu erledigen.
5. Erfolgskriterien: Definieren Sie, wie der Erfolg für den Action Point aussieht. Dies hilft dem Verantwortlichen zu verstehen, was genau erwartet wird, und stellt sicher, dass keine Unklarheit darüber besteht, was eine „erledigte“ Aufgabe bedeutet.

Beispiele für Action Points

Das Erstellen effektiver Action Points fällt leichter, wenn Sie eine gut strukturierte Vorlage verwenden. Nachfolgend finden Sie eine allgemeine Vorlage sowie Beispiele für Action Points für verschiedene Arten von Meetings.

Allgemeine Vorlage für Action Points

1. [Name des Action Points]: [Kurze Beschreibung der zu erledigenden Aufgabe].
   • Verantwortlicher: [Name]
   • Frist: [Datum]
   • Zweck: [Warum dies wichtig ist]
   • Erfolgskriterien: [Wie der Abschluss aussieht]

Beispiele für verschiedene Arten von Meetings

Aufgaben aus dem Team-Meeting:

• Team-Umfrage ausfüllen: Jedes Teammitglied füllt die Feedback-Umfrage aus, um unsere internen Prozesse zu verbessern.
  • Verantwortlich: Alex
  • Frist: Nächsten Freitag
  • Ziel: Feedback einholen, um die Zusammenarbeit im Team zu optimieren.
  • Erfolgskriterien: Alle Umfragen wurden mit umsetzbaren Vorschlägen eingereicht.

Aufgaben aus dem Projektmanagement-Meeting:

• Projektrisiken identifizieren: Eine Liste der während des Meetings identifizierten potenziellen Risiken erstellen und diese kategorisieren.
  • Verantwortlich: Michael
  • Frist: Donnerstag
  • Ziel: Risiken verstehen, um sie effektiv zu minimieren.
  • Erfolgskriterien: Liste der Risiken mit dokumentierten Minderungsplänen.

Aufgaben aus dem Kundengespräch:

• Aktualisiertes Angebot senden: Das aktualisierte Angebot unter Berücksichtigung des besprochenen Feedbacks an den Kunden senden.
  • Verantwortlich: Rachel
  • Frist: Bis morgen zum Tagesende
  • Ziel: Kundenbedürfnisse erfüllen und das Projekt voranbringen.
  • Erfolgskriterien: Angebot mit allen gewünschten Aktualisierungen versendet.

Aufgaben aus dem Marketing-Meeting:

• Kampagne starten: Alle Assets fertigstellen und die neue Werbekampagne starten.
  • Verantwortlich: Clara
  • Frist: Nächsten Mittwoch
  • Ziel: Steigerung der Produktsichtbarkeit.
  • Erfolgskriterien: Kampagne wurde pünktlich mit allen Assets gestartet.

Aufgaben aus dem Vertriebsmeeting:

• Potenzielle Leads kontaktieren: Fassen Sie bei den im Meeting besprochenen Leads nach und dokumentieren Sie deren Rückmeldungen.
  • Verantwortlich: Mark
  • Frist: Bis Ende der Woche
  • Ziel: Leads durch den Verkaufstrichter führen.
  • Erfolgskriterien: Alle Leads kontaktiert und Antworten im CRM dokumentiert.

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